Administración de proyectos (página 2)

Partes: 1, 2

Ciclo de vida del Proyecto
1. Inicio*
2. Planeación*
3. Ejecución*
4. Control*
5. Cierre*
NIVEL DE ACTIVIDAD
INICIO
TIEMPO
*Etapas del proyecto
TERMINO
Conceptos Básicos

Conceptos Básicos
100%
$, HH
Avance
Fase 1
Inicio
Fase 2
Planeación
Diseño
Fase 3
Ejecución
Fase 4
Pruebas y
Arranque
Decisión de
arranque
Decisiones
trascendentes
Instalación completa
Operación completa

Entrega
Grado de influencia en
resultados

Administración de Proyectos
INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
origen
equipo del Proyecto
perfil
alcance
plan
avance
aceptación
entrega
PRODUCTO
Etapas de la Administración de Proyectos

Administración de Proyectos

Integración
Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.

Alcance
Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento.

Costos
Presupuesto y su control.

Recursos
Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.
Áreas de conocimiento

Administración de Proyectos

Tiempo
Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas,

Calidad
Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Comunicaciones
Definición de la distribución de información del proyecto.

Riesgos
Planes y administración.

Suministros
Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores

Administración de Proyectos
Organización para el Proyecto (Estructuras)
FUNCIONAL

Varios responsables

Superior identificado

Actúan por especialidad

Enfoque fragmentado
MATRICIAL

Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional

Líder de proyecto de tiempo completo

Autoridad y toma de decisiones compartida
POR PROYECTOS

El personal reporta directamente al Mando Superior

Control total sobre el presupuesto, recursos materiales

El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal

Puede disponerse de un pool de recursos

Administración de Proyectos
Habilidades de los equipos de trabajo
Organización para el Proyecto
Alto
Bajo
Competencias técnicas
Competencias humanas
Niveles operativos
Mandos medios
Niveles superiores

Etapas de la AP
INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE

Etapas de la AP
Perfil del proyecto
Alcance del proyecto
Mecanismos de selección de proyecto
Definición del proyecto
Técnicas y herramientas

Etapas de la AP
Origen del Proyecto

Etapas de la AP
Perfil del Proyecto
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Por qué?
¿Para qué?
¿Cuándo?
Formaliza el inicio del proyecto
Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona información general

Etapas de la AP

Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
Estructura de Descomposición del Trabajo
Tabla de precedencias
Ruta critica
Matriz de roles
Plan del proyecto

Etapas de la AP
Procesos de planeación
Plan de Administración de Proyecto
Alcance, definición y plan de administración
Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS )
Definición de actividades, de hitos o milestones
Secuencia de actividades
Diagramas de red, lista de actividades

Organización de actividades
Las actividades en un proyecto deben ser organizadas para producir resultados tangibles para que la administración pueda juzgar el progreso.
Los “Milestones” son los puntos finales de alguna actividad.
Los “deliverables” son los resultados del proyecto que serán entregados a los clientes.
El proceso de “cascada” permite una definición precisa de los “milestones”.

Milestones y Deliverables
Estudio de
Factibilidad
Análisis de
Requerimientos
Reporte de
Factibilidad
Desarrollo del
Prototipo
Estudio del
Diseño
Diseño de la
Arquitectura
Reporte de
Evaluación
Definición de
Requerimientos
Especificación de
Requerimientos
Especificación de
Requerimientos
Actividades
MILESTONES

Planificación del Proyecto
Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los recursos requeridos para completar cada tarea.
Organiza las tareas de forma concurrente para hacer mejor uso de la fuerza laboral.
Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos debidos a que una tarea espere a la terminación de otra.
Depende de la intuición y experiencia de los administradores.

Etapas de la AP
Estimación de recursos
Estimación de la duración de actividades
Desarrollo del cronograma
Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
Planeación de:
Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Procesos de planeación

Etapas de la AP
Plan de administración del Proyecto
Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa
Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como:
Definición del alcance
Organización del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicación
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administración de riesgos
Procedimientos de control de cambios

Etapas de la AP
¿Cómo se come un elefante?
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.
Estructura de Descomposición del Trabajo

Etapas de la AP
¿Qué es?
Representación de la jerarquía del proyecto
Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definición de alcance

Características
Organiza y define el alcance total del proyecto
Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento
Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
Estimación de costos
Distribución de roles y funciones
Planes técnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y análisis de problemas

Etapas de la AP
Elaboración
Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
Estructurar y organizar la EDT
Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior
Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT
Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente

Etapas de la AP
1.2
1.3
1.1
Componentes mas importantes
Productos de trabajo terminados
Tareas que entregan un producto
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
1
2
3
PRODUCTO
Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos

Etapas de la AP
Gráfica de Gantt
Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.
Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.

Etapas de la AP
Tabla de precedencias
Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
Incluye los siguientes elementos:
Clave de la actividad
Actividad
Duración
Actividades precedentes
Responsable

Etapas de la AP

Etapas de la AP
Actividad A
Actividad B
Final a Inicio
Inicio a Inicio
Final a Final
Inicio a Final
Actividad A
Actividad B
Actividad A
Actividad B
Actividad A
Actividad B
Tipos de precedencias

Etapas de la AP
1
2
3
7
4
5
6
(Gp:) 1
(Gp:) 2
(Gp:) 3
(Gp:) 5
(Gp:) 7
(Gp:) 6
(Gp:) 4

Diagrama de Gantt
Hitos
(milestones)
(Gp:) 1
(Gp:) 2
(Gp:) 3
(Gp:) 5
(Gp:) 7
(Gp:) 6
(Gp:) 4
(Gp:) 4
(Gp:) 3
(Gp:) 2
(Gp:) 2
(Gp:) 1
(Gp:) 2
(Gp:) 2
(Gp:) 1
(Gp:) 1

Red / Ruta crítica

Etapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crítica)
Determina la duración total del proyecto
Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea
Muestra interdependencia de tareas
Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto
Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
Permite evaluar avances o desempeño

Etapas de la AP
Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto
Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.
Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto
Holgura

Etapas de la AP
Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.
La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:
Actividad
Es Ef
Ls Lf
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls – Es)
o bien,
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf – Ef)

Etapas de la AP
INICIO
A
B
C
D
E
H
G
F
I
FIN
0
7
6
6
8
4
6
8
3
0
7
0 – 0
0 – 7
7 – 13
14 – 21
21 – 24
24 – 24
8 – 14
0 – 8
0 – 6
8 – 16
6 – 10

Etapas de la AP
Se emplea para estimar tiempos y costos.
Es de utilidad para:
Análisis de alternativas
Empleo eficiente de recursos
Optimización de calendarios
Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Etapas de la AP
Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
(Gp:) Tiempo esperado entre eventos
(Gp:) (P+4M+O)
6
(Gp:) Desviación estándar
(Gp:) (P-O)
6
(Gp:) Varianza de una tarea
(Gp:) (P-O)
6
(Gp:) 2
(Gp:) Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas
(Gp:) Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas

Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
Sistema de autorización de trabajo
Sistema de información
Reportes de avance
Resultados del trabajo
Cambios requeridos
Mejora de calidad
Mejoras en la ejecución
Informes de proyecto

Etapas de la AP
Procesos de ejecución
Dirección del proyecto
Productos de avance
Acciones implantadas
Aseguramiento de calidad
Cambios
Acciones correctivas
Formación y desarrollo de equipo de trabajo
Distribución de información
Manejo de proveedores

Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma.
Planificar las comunicaciones
Generar información
Distribuir la información
Informar los avances
Satisfacer a los interesados

Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado técnico o un evento
Se programan en fechas determinadas
Su duración es cero

Etapas de la AP
Características:

Tangibles
Medibles
Entregables
Se deben establecer claramente

Etapas de la AP
Ventajas:
Más fácil de interpretar
Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances
Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

Etapas de la AP
Valor ganado
Planeado
Tiempo
Valor ganado del proyecto
Recursos
Real

Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
Análisis de valor ganado
Distribución de información
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos
Actualizaciones del plan
Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptación del trabajo
Ordenes de cambio
Ajustes a línea base

Etapas de la AP
Procesos de control
Supervisión y control
Control de cambios
Verificación y control de alcance
Control del cronograma

Etapas de la AP
Procesos de control
Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeño del equipo
Informes de resultados
Comunicación con interesados

Etapas de la AP
Administración de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto
Con el objeto de:
Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
Dar seguimiento y supervisión de riesgos
Documentar la situación actual del Proyecto

Etapas de la AP
Análisis y contención de riesgos
Recomendaciones prácticas:
Prevea riesgos, no catástrofes
Aplique su sensibilidad, visión
Realice el análisis en grupo y en forma ágil
Analice los riesgos más importante
Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos

Etapas de la AP
Análisis de valor ganado
Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo.
Valor planeado
Valor ganado

Etapas de la AP
Análisis de calidad
Costo de conformidad y no conformidad
Análisis costo / beneficio
Control de calidad – herramientas estadísticas

Etapas de la AP
Reporte final
Auditorias de procura
Informes y reportes de ejecución
Técnicas y herramientas

Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
Cierre administrativo
Reporte final
Presupuesto
Programa
Evidencias
Lecciones aprendidas
Reporte de control de cambios
Archivos
Plan de transición

Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
Cierre del contrato
Archivos de contrato
Manuales, planos
Bitácoras
Comunicados
Lecciones aprendidas

Producto, servicio o resultado final